Las diferencias entre copia de seguridad y archivo

Muchas organizaciones siguen considerando que las copias de seguridad y el archivo son lo mismo. En realidad, las copias de seguridad y el archivo tienen fines distintos y deben gestionarse de forma diferente. La conclusión es sencilla: se necesitan ambos, pero para tareas diferentes.

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Copia de seguridad: un recurso informático

La copia de seguridad consiste en la protección a corto plazo de los sistemas y datos activos para que el departamento de TI pueda recuperarse rápidamente tras incidentes como fallos de hardware, ransomware o eliminaciones accidentales.

• Objetivo: Rápida recuperación de sistemas y archivos.
• Plazo: De días a varios meses.
• Propietario: TI y operaciones.

Archivo: un recurso empresarial

El archivo consiste en la conservación a largo plazo de información que tiene valor legal, normativo o comercial, aunque ya no se utilice a diario.

• Objetivo: Cumplimiento normativo, gobernanza y conservación del conocimiento.
• Plazo: Años o décadas.
• Propietario: La empresa (área jurídica, de cumplimiento normativo, financiera y unidades de negocio).
  

El archivo forma parte de la forma en que la organización recuerda, demuestra y aprende.

El problema de los «datos cálidos»

En muchas empresas, una gran parte de los datos «poco activos» —a menudo entre el 60 % y el 80 % de lo que se encuentra en el almacenamiento primario— son, en realidad, datos de archivo que deberían almacenarse en un sistema de archivo, y no en copias de seguridad activas.

Cuando los datos de archivo se almacenan en el nivel incorrecto:

• Los costes aumentan porque se utiliza un almacenamiento caro para datos a los que se accede con poca frecuencia.
• Los datos son más difíciles de encontrar porque están repartidos entre recursos compartidos de archivos y conjuntos de copias de seguridad.
• El riesgo de pérdida o extravío aumenta, ya que no existen normas claras de conservación ni de propiedad.

En otras palabras, los datos de archivo mal clasificados se convierten silenciosamente en un pasivo.

Poniendo todo junto

La copia de seguridad es un recurso informático centrado en la recuperación rápida. El archivo es un recurso empresarial centrado en el valor de la información a largo plazo.

Necesitas una estrategia clara para ambos, con:

• Propiedad y optimización de las copias de seguridad informáticas para garantizar la resiliencia.
• La empresa define qué debe incluirse en el archivo, cuánto tiempo debe conservarse y cómo acceder a él.
• Los datos de archivo «calientes» se trasladan al nivel de almacenamiento adecuado para que estén protegidos, se puedan buscar y se gestionen correctamente.